Dataproces lancerede sidste år løsningen Min Sag© til digital aktindsigt, i samarbejde med Silkeborg Kommune. Med løsningen kan borgere hurtigt og nemt søge aktindsigt i egne sager via Borger.dk eller kommunens hjemmeside - og kommunen sparer tid og ressourcer, som i stedet kan bruges på andre, værdiskabende opgaver.
Min Sag bygger på softwarerobotten MARC, der - ved borgerens anmodning – fremsøger alle sager i de tilkoblede systemer; screener for personhenførbare oplysninger (navne, adresser og cpr-numre); samler sagerne i et dokument inkl. Indholdsfortegnelse og læsevejledning; og sender dokumentet til borgerens e-Boks. Kommunen kan naturligvis undtage hele eller dele af sagen, samt tilføje dokumenter – men det ændrer ikke ved, at sagsbehandlingstiderne reduceres markant, fra dage til timer.
Læs mere om Silkeborgs erfaringer med Min Sag i HK Kommunalbladet december 2017 her.
Selvom arbejdsgangen ved ekspedition af aktindsigtsanmodninger grundlæggende er ens på tværs af kommuner, er der stor variation i antal og type af fagsystemer, journaliseringspraksis, adgangskrav, mv. Min Sag implementeres og fungerer med afsæt i den enkelte kommunes situation og ønsker - og uagtet pågældendes eksisterende it-infrastruktur.
Borgere har ret til aktindsigt i egne sager, men også andre aktører kan søge og få aktindsigt i borgersager. Eksempelvis bisiddere, advokater, forsikringsselskaber og andre myndigheder, så som borgerens nye bopælskommune.
Dataproces udvider i 2018 Min Sag med tilvalgsmodulet: 3. partmodul. Hermed kan også 3. parter, med gyldigt samtykke fra borgeren, benytte sig af løsningen. Tilvalgsmodulet indeholder også andre relevante funktioner, der understøtter løsningens relevans på tværs af afdelinger og forvaltninger.
Nyt modul til Min Sag©
Centrale funktioner:
(Dellevering medio juni 2018)
Kundestyrede indholdsfiltre i dokumentscreeningen
Kommunen kan selv vælge ord, som opmærkeres af robotten, i dennes gennemgang af borgerens sager f.eks. ”anbringelse”, ”misbrug” mv. Dette, i tillæg til de obligatoriske opmærkeringer af navne, cpr-numre og adresser, som Min Sag selv udfører.
Håndtering/videregivelse af sagsakter til ny bopælskommune
Sagsbehandleren kan nemt ekspedere aktindsigter i borgersager til andre kommuners sikre postkasser direkte fra Min Sag løsningen.
(Dellevering medio september 2018)
Samtykke og adgang for 3. parter til aktindsigt
Min Sag ekspederer aktindsigter i borgersager fra/til bisiddere, advokater, forsikringsselskaber eller værger ud fra samtykke.
Specificer aktindsigt efter emne eller forvaltning
Borgeren kan på anmodningssiden specificere ansøgningen på udvalgte områder eller emner. F.eks. ”Jobcenter”, ”Borgerservice”, ”Børn & Unge”, eller ”Sygedagpenge”, ”førtidspension” mv.
