Kommunernes momsrefusionsordning... Bare ordet kan give de fleste grå hår. Ordningen er forbundet med løbende udfordringer i kommunerne i hele landet. Kompleksiteten af kontoplanen og momsrefusionsordningen skaber nemlig en høj risiko for, at udgifter registreres forkert med den konsekvens, at kommunerne ikke får hjemtaget korrekt momsrefusion. Dette kan resultere i, at budgetterne for de forskellige områder hurtigere opbruges. Det er med til at kvaliteten eller omfanget af tilbud til borgerne i kommunerne forringes.
Heldigvis er der mulighed for, at rette op og berigtige fejl, når de registreres forkert, og derigennem opnå den korrekte momsrefusion. Det er dog ofte forbundet med et stort tidsforbrug, at gennemgå alle kommunens udgifter. Selv med hjælp fra avancerede regneark bliver opgaven, og vurderingerne, der skal foretages, omfattende. Yderligere bliver korrektionsarbejdet ofte først udført efter afslutningen af et regnskabsår, hvor momsrefusionen opnås, men ikke indgår i enkelte områders budgetter.
For både små og store kommuner kan det være svært, at finde både de interne ressourcer og kompetencer til at håndtere momsrefusionsordningen korrekt. Derfor har kommunerne som resultat ofte hyret ekstern bistand hertil. En løsning som dog ikke er billig, og som ikke løser problemet ved dets rod.
Hjælpen kan hentes i digitale værktøjer
Håndteringen af momsrefusionsordningen kan digitaliseres i en sådan grad, at tidsforbruget forbundet med berigtigelse af moms bliver så overskueligt, at arbejdet kan foretages løbende – måned for måned – og sikre, at momsrefusionen indgår i de rigtige budgetter. Vurderingen af, om der er sket korrekt momsafregning kan nemlig automatiseres via software. En software, der kan fremfinde fejlregistreringer og selv foreslå berigtigelser - og som resulterer i momsrefusion. En sådan software har Dataproces udviklet og døbt MARS Moms.
MARS Moms indeholder en brugervenlig brugerflade, hvor kommunen præsenteres for de momsmæssige fejlregistreringer, der har fundet sted, og viser, hvilket beløb kommunen kan hjemtage i momsrefusion ved at berigtige udgifterne. Løsningen håndterer både historiske år og indeværende år, og når forslagene er godkendt af kommunen, kan de, hvis det ønskes, indlæses direkte i kommunens økonomisystem.
En af de store fordele ved automatiseringen af både udsøgningen af fejl og de momsfaglige vurderinger er, at en digital løsning ikke lader sig slå ud af et stort omfang. Tværtimod behandles samtlige emner udførligt og krydsrefereres med alle mulige fejlkilder. Den ressourcemæssige gevinst vokser med andre ord med størrelsen af opgaven.
Digitaliseringen gør det også muligt at anvende data på tværs og derigennem finde flere fejl end en typisk manuel gennemgang.
MARS Moms tager højde for både købsmoms og positivlistemoms – og holder selv styr på driftsoverenskomster, momskompensationsordninger, vurdering af ejerforholdskode, kontoplanens særregler, mv. Kommunerne kan derfor finde tryghed i, at MARS Moms fuldautomatisk tager hånd om de momsrelaterede problemstillinger. Derfor skal medarbejderne blot bekræfte det fremkomne resultat. En øvelse som er ganske intuitiv og ikke kræver det store momskendskab, idet MARS Moms på overskuelig vis også samler hjælpetekster og forklaringer relevant for de forskellige problemstillinger og momskorrektioner.
Som ekstra, er MARS Moms udviklet med øje for kommunernes ønske om at oplære og forankre viden hos de sagsbehandlere, der konterer de forskellige udgifter. Det giver mulighed for løbende, at opsamle forskellige posteringer til de enkelte sagsbehandlere eller ligefrem lade sagsbehandlerne selv gennemgå egne områder og lære derigennem.
Har du lyst til at vide mere om, hvordan MARS Moms kan hjælpe med jeres håndtering af moms, så tøv endelig ikke med at kontakte os.
