ERFA grupper

Tilvejebringelse og administrering af ERFA-gruppe

Identifikations- og kontaktoplysninger, herunder navn, e-mailadresse, arbejdstelefonnummer, stillingsbetegnelse og foretrukne sprog (enten indtastet personligt af medlemmet, når denne tilgår Microsoft Teams, eller indtastet af medlemmets arbejdsplads i forbindelse med oprettelsen af medlemmets konto). Korrespondance i ERFA-gruppens chat og evt. video- og lydoptagelser af møder og indlæg.

Behandlingen af identifikations- og kontaktoplysninger sker ifølge art. 6, stk. 1, litra b, da deltagerne i ERFA-gruppen selv har truffet beslutning om at deltage med henblik på erfaringsudveksling med de andre gruppemedlemmer, og da oplysningerne er nødvendige for at give adgang til gruppen. For så vidt angår chatkorrespondance og eventuelle video- og lydoptagelser sker behandlingen på baggrund af art 6, stk. 1, litra f, fordi det er i vores og gruppemedlemmernes legitime interesse at erfaringsudvekslinger og evt. møder og faglige indlæg kan gemmes og genses, ligesom oplysningerne vurderes til at være ikke indgribende nok til, at den registreredes interesser går forud for vores. Alle deltagere notificeres ved opstart af video-og lydoptagelser. Det er ligeledes muligt for enhver deltager enten at afbryde video-og lydoptagelser på ethvert givent tidspunkt under optagelsen eller blot slukke for eget kamera og mikrofon.

ERFA-gruppen er et forum til erfaringsudveksling, hvor deltagelse, herunder bidrag, er frivillig. Det vil stride imod formålet at slette beskeder på baggrund af, hvornår de er afgivet, eftersom de kan indeholde information, der er nyttig for medlemmerne, selv om de er af ældre dato. Det er op til den enkelte bruger at slette sine beskeder, hvis den pågældende ønsker. Dette kan varetages ved at holde musen over beskeden i Teams, trygge på de tre punktummer og herefter vælge "Slet" / "Delete". For så vidt mulighederne for at fjerne oplysninger i relation til lyd- og videooptagelser i ERFA-gruppen henvises til mulighederne for at frabede sig at fremgå heraf, som nævnt under rækken, Behandlingsgrundlag. Ud over de tekniske muligheder, som Teams stiller til rådighed, er det ikke muligt for Dataproces individuelt at anonymisere eller slette personoplysninger om brugere, efter optagelsen er færdiggjort. Hvis der dog gør sig særlige omstændigheder gældende, har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen jf. artikel 21, stk. 1 i GDPR. Uanset ovenstående vil Dataproces dog én gang årligt gennemgå ERFA-gruppens indhold og anonymisere eller slette personoplysninger, der ikke længere vurderes relevante for gruppens formål, i det omfang det er teknisk muligt.

Som led i vores tilvejebringelse og administrering af ERFA-gruppen, kan dine personoplysninger overlades til vores databehandler, der står for levering af vores datacenterløsning. Derudover overlades identifikations- og kontaktoplysninger, stillingsbetegnelse, samt chatkorrespondance og evt. video-og lydoptagelser til Microsoft Ireland Operations Ltd., som er leverandør af Microsoft Teams. Office 365, herunder Microsoft Teams, er konfigureret således, at al data hostes enten på vores underleverandørs server eller på Microsofts servere – alt beliggende inden for EU. Microsofts moderselskab, Microsoft Inc., er imidlertid placeret i USA, hvorfor der er risiko for, at dine personoplysninger overføres til USA i forbindelse med retshåndhævende myndigheders anmodninger under en eventuel efterforskning. Da Microsoft imidlertid har certificeret sig under EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), vil en sådan evt. overførsel være omfattet af de fornødne garantier i GDPR artikel 45.