Behandling af anmodninger om aktindsigt er en vigtig opgave, men typisk også en sekundær, tidskrævende og til tider svær opgave.
Min Sag er et digitalt værktøj, der letter hele processen med at behandle og kvalificere aktindsigter. Min Sag gør det nemmere og mere overskueligt for medarbejderen, fordi løsningen automatisk markerer de steder, man skal være opmærksom på.
Min Sag er en trebenet digital løsning, der giver værdi for:
MEDARBEJDEREN: Med Min Sag løses hele opgaven ét sted. Konkret hjælpes sagsbehandleren med både at kvittere anmoder, samle sagen, finde og undtage personfølsomme og personhenførbare oplysninger, lave indholdsfortegnelse og aktliste, kontrollere i henhold til gældende lovgivning samt med forsendelse af aktindsigten til borger eller tredjepart inkl. afgørelsesbrev.
BORGERE OG 3. PARTER: Løsningen giver mulighed for let, hurtig og digital anmodning og modtagelse af aktindsigt.
ORGANISATIONEN: Min Sag kan anvendes i hele organisationen eller i udvalgte forvaltningsområder i tråd med visioner om bl.a. åben og gennemsigtig forvaltning, en bedre digital borgerservice og en sammenhængende digital infrastruktur såvel som smartere arbejdsgange og mindre bøvl for medarbejderne.
Fordele og udbytte
Samler alle opgaver, dokumenter og handlinger ét sted
Giver overblik over alle anmodninger fra borgere og 3. parter – og status på dem
Styrker og støtter ved automatisk udsøgning og markering af personhenførbare og personfølsomme oplysninger
Simpel afsending af brev og aktindsigt via e-Boks. Det betyder, at du kun skal udføre én handling – også ved store sager
Giver mulighed for at lave en ‘observationsliste’ over sager med skærpet opmærksomhed og mulighed for at fjerne dokumenter og enkeltsider fra aktindsigten
Opsættes hos organisationen, så alle data forbliver i eget miljø
Aktindsigt på børnesager
Derudover er det værd at nævne, at Min Sag ved anmodninger om aktindsigt på børnesager automatisk kontrollerer forældremyndighed samtidig med, at udsøgningen på forældrene sker automatisk. Sagsbehandleren skal dermed ikke bekymre sig om eller bruge tid på at undersøge, hvem der er forældre og om der ligger noget på barnet under dem.
Andre centrale funktioner
Samtykke og adgang for 3. parter til aktindsigt
Min Sag ekspederer aktindsigter i borgersager til/fra bisiddere, advokater, forsikringsselskaber eller værger ud fra samtykke.
Specificerer aktindsigt efter emne eller forvaltning
Borgeren kan på anmodningssiden specificere ansøgningen på udvalgte områder eller emner. F.eks. ”Jobcenter”, ”Borgerservice”, ”Børn & Unge”, eller ”Sygedagpenge”, ”Førtidspension” mv.
Kundestyrede indholdsfiltre i dokumentscreeningen
Kommunen kan selv vælge ord, som opmarkeres af robotten i dennes gennemgang af borgerens sager, f.eks. ”anbringelse”, ”misbrug” mv. Dette i tillæg til de obligatoriske opmarkeringer af navne, cpr-numre og adresser, som Min Sag selv udfører.
Håndtering/videregivelse af sagsakter til ny bopælskommune
Sagsbehandleren kan nemt ekspedere aktindsigter i borgersager til andre kommuners sikre postkasser direkte fra Min Sag-løsningen.
