I starten af februar blev Dataproces’ nye løsning til digital aktindsigt, Min Sag, udrullet i Silkeborg Kommunes Job- og Borgerservice. Hermed er det nu muligt for kommunens borgere at tilgå deres sager hjemme fra sofaen. Tidligere krævede aktindsigt i egne sager en tur forbi Borgerservice og en sagsbehandlingstid på op til ti dage.
For Silkeborg Kommune betyder Min Sag, at det administrative arbejde optimeres, så der frigives arbejdstid til andre værdiskabende opgaver. Medarbejdere og ledere i kommunen får et større overblik over borgeres ansøgninger og aktindsigtsprocesser, og de kan dele viden og søge bestemte informationer. Via Min Sag har borgere i Silkeborg Kommune læseadgang til data på følgende områder:
Sygedagpenge
Revalidering
Ledighed
Borgerservice
Det almene socialområde
Men Min Sag er ikke alene forbeholdt disse områder. Løsningen kan kobles op på flere systemer og anvendes på flere fagområder - også på tværs af kommunen. Allerede nu godt en måned efter udrulningen har Silkeborg Kommune da også fokus på at udvide såvel områder som funktioner i Min Sag yderligere.
Min Sag - mange muligheder
Min Sag videreudvikles løbende i forhold til nye funktioner og anvendelsesmuligheder, hvilket understøtter løsningens relevans og potentiale - både kortsigtet og langsigtet:
”Sådanne digitale løsninger åbner meget store døre i forhold til at give magten tilbage til borgerne ved at skabe langt mere gennemsigtighed og borgerinddragelse”
siger Jørgen Skovhus Haunstrup, beskæftigelseschef, Silkeborg Kommune.
Men det er ikke kun borgerne og sagsbehandlerne, der mærker effekten af Min Sag. Udviklingen og implementeringen af løsningen har ligeledes foranlediget et meget givtigt arbejde i forhold til kommunens arkiveringspraksis og kommunikation:
”Det er slut med små gule sedler, der skal skrives ind sidst på ugen. Vi har allerede omlagt arbejdsgangene, så man i langt de fleste tilfælde kan få tingene skrevet ind med det samme […]. For at få fuldt udbytte af Min Sag er det essentielt, at borgere kan forstå hvad vi skriver”
siger Jørgen Skovhus Haunstrup, beskæftigelseschef, Silkeborg Kommune.
I Silkeborg Kommune fungerer Min Sag konkret ved, at borgeren logger på løsningen via borger.dk eller kommunens hjemmeside via NemID. Herfra sender borgeren en anmodning om aktindsigt i den ønskede sag. Næste hverdag modtager borgeren sine sagsakter og en udførlig læsevejledning via digital post. Alle dokumenter er renset for andre personers CPR-numre.
Bonusinfo
Min Sag gik i luften 6. februar, og siden da har løsningen behandlet 116 anmodninger om aktindsigt. Det svarer til ca. 3 om dagen. (Opgjort 15. marts 2017).
Vil du se, hvordan Min Sag ser ud i din kommune?
Vi kommer gerne ud og viser en test. Kontakt os for yderligere info.